Rozmowa z Malwiną Dębską o pilnych dostawach, wymagających ładunkach i pracy spedytora
O wyborze transportu lotniczego nie zawsze decyduje wartość towaru. Często ważniejsze jest to, jak długo importer lub końcowy odbiorca może czekać na brakujący komponent. Malwina Dębska od 14 lat organizuje przewozy lotnicze. Swoje doświadczenie budowała na przesyłkach Time Critical, głównie dla branż automotive i aerospace. Aktualnie organizuje przewozy dla Klientów z wielu różnych sektorów.
W rozmowie z Mają Kantorską dzieli się doświadczeniami z pracy w spedycji lotniczej, opowiadając zarówno o codziennych wyzwaniach, jak i o projektach wymagających niestandardowych rozwiązań.
Od części zamiennych po zasłony – różnorodność transportu lotniczego
Maja Kantorska: Jak długo zajmujesz się transportem lotniczym? Jakie towary przewozisz najczęściej?
Malwina Dębska: Z transportem lotniczym jestem związana od 14 lat, a w Omida Sea And Air pracuję od pięciu. Przez osiem lat obsługiwałam głównie firmy z branż automotive i aerospace przy przesyłkach Time Critical. Wiele dostaw miało bezpośredni wpływ na produkcję, dlatego liczyła się każda godzina.
Dziś większość zleceń to importy lotnicze z Azji – przede wszystkim z Chin i Tajwanu, ale także ze Stanów Zjednoczonych i Kanady. Przewożone towary są bardzo różnorodne: od części zamiennych i komponentów do linii produkcyjnych, przez produkty z branży modowej, kosmetycznej, aż po obrazy i dekoracje. Praca z tak różnymi branżami i segmentami rynku codziennie przypomina, że za każdym zleceniem stoi konkretna potrzeba Klienta.
Kiedy warto wybrać transport lotniczy?
Maja Kantorska: W jakich sytuacjach Klienci najczęściej wybierają transport lotniczy?
Malwina Dębska: Transport lotniczy sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy liczy się czas. Jest wykorzystywany między innymi do transportu części niezbędnych do uruchomienia urządzenia lub całej linii produkcyjnej. To również popularne rozwiązanie w przypadku towarów wymagających kontrolowanej temperatury, takich jak leki, szczepionki, żywność czy chemikalia. Korzystają z niego również firmy modowe, gdy część kolekcji powinna dotrzeć na rynek przed szczytem sprzedaży.
Gdy dochodzi do awarii statku, uziemienia samolotu albo nagłego braku części, liczy się szybka reakcja. W takich przypadkach transport lotniczy jest jednym z najszybszych sposobów dostarczenia niezbędnych części i skrócenia przestoju. W zależności od lokalizacji, rodzaju ładunku oraz dostępnych możliwości przesyłka może dotrzeć do miejsca przeznaczenia nawet w ciągu kilku godzin.
Case study: pilny transport części z Singapuru do Polski
Organizowałam pilne transporty części dla branży automotive z Singapuru do Polski. Zdarzało się, że towar odbierany był rano, jeszcze tego samego dnia trafiał na pokład samolotu do Europy, a następnego lądował we Frankfurcie. Po odprawie i dalszym transporcie już trzeciego dnia rano docierał do Klienta w Polsce. Przy takich realizacjach liczy się każda godzina. Opóźnienie komponentu może oznaczać przestój produkcji, której koszt zatrzymania przewyższa niejednokrotnie koszt frachtu lotniczego.
Maja Kantorska: Czy „pilny transport” zawsze oznacza dostawę w kilka dni?
Malwina Dębska: Nie, dla każdego Klienta pilność oznacza coś innego. Pojęcie „pilnej przesyłki” bywa względne. Dla jednej firmy liczy się dostawa w ciągu 3–5 dni, dla innej ważne jest, by towar dotarł szybciej niż drogą morską lub kolejową, czyli w ciągu maksymalnie jednego do dwóch tygodni. Dlatego zawsze pytam, kiedy towar będzie gotowy i na kiedy ma dotrzeć w miejsce przeznaczenia. Zdarza się, że po rozmowie Klient wybiera wolniejszy, ale tańszy wariant – na przykład z przeładunkiem albo konsolidacją.
Od czego zależy czas dostawy?
Maja Kantorska: Jakie informacje są potrzebne do przygotowania wyceny?
Malwina Dębska: Dobra wycena zaczyna się od kompletu podstawowych danych o ładunku i planie dostawy. Potrzebuję informacji o miejscu nadania i dostawy, wymiarach i wadze ładunku, terminie gotowości towaru oraz oczekiwanym terminie dostawy. Ważny jest również rodzaj ładunku i ewentualne inne wymagania dotyczące przewozu. Te dane pozwalają porównać połączenia i dobrać usługę do terminu oraz budżetu zleceniodawcy.
Czas transportu zależy głównie od wybranego serwisu i przebiegu trasy. Standardowy transport lotniczy w serwisie ekonomicznym na warunkach DAP trwa średnio od 10 do 12 dni. Obejmuje odbiór i dostawę w serwisie konsolidacyjnym oraz lot z przeładunkiem. Część trasy pokonywana jest samolotem, a część ciężarówkami przewoźnika, potocznie nazywanymi „samolotem na kołach”.
Przy pilnych zleceniach korzystamy z połączeń priorytetowych lub lotów bezpośrednich, np. z Chicago, Toronto, Delhi czy Pekinu do Warszawy.
Maja Kantorska: Czy wymiary ładunku mogą ograniczyć wybór połączenia?
Malwina Dębska: Znaczenie mają zarówno wymiary, jak i masa przesyłki. Wybór przewoźnika i sposobu transportu zależy przede wszystkim od rodzaju ładunku, jego wymiarów, wagi i terminów dostawy, ale również informacji, czy jest on towarem neutralnym, czy niebezpiecznym. Na trasach interkontynentalnych możemy spotkać samoloty frachtowe, przeznaczone do transportu wyłącznie ładunku, jak i pasażerskie, transportujące na górnym pokładzie pasażerów, a na dolnym ich bagaż oraz ładunki cargo. Z kolei na trasach kontynentalnych – samoloty wąsko- i szerokokadłubowe oraz wspomniane wcześniej połączenia lotniczo-drogowe.
Maja Kantorska: Jakie połączenia są dostępne między Azją a Europą?
Malwina Dębska: Między Azją a Europą mamy do czynienia z ogromną siatką połączeń zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich. W przypadku lotów bezpośrednich towar procesowany jest jednym samolotem z lotniska nadania do lotniska docelowego. To rozwiązanie zapewnia największą elastyczność, bezpieczeństwo, najkrótszy czas transportu oraz minimalizuje ryzyko uszkodzenia towaru i opóźnień.
Loty pośrednie, tzw. tranzytowe, zakładają zmianę samolotu lub przeładunek na auto w jednym z hubów. To rozwiązanie oferowane jest dla ładunków mniej pilnych, gdzie bardziej liczy się cena usługi niż czas tranzytu. W Omida Sea And Air jest to jeden z najczęściej wybieranych produktów.
Oprócz regularnych połączeń realizujemy również czartery lotnicze. Przykładowo w 2020 roku organizowaliśmy transporty maseczek i rękawiczek ochronnych. W takich przypadkach całe samoloty były dedykowane jednemu ładunkowi.
Maja Kantorska: Czy jest coś, co może zakłócić nawet dobrze zaplanowany transport?
Malwina Dębska: Niestety tak. Pogoda, odwołane lub opóźnione rejsy, strajki, brak miejsca w sytuacji, gdy warunki atmosferyczne wymuszają zwiększenie zapasu paliwa kosztem części ładunku, backlogi i zatory na lotniskach – wszystko to może wpłynąć na termin dostawy. Szczególnie zapadła mi w pamięć erupcja wulkanu na Islandii, której pył ograniczył ruch lotniczy w Europie. Takie sytuacje są najlepszym dowodem na to, jak ważne jest bieżące monitorowanie transportu i szybkie reagowanie, gdy w jednej chwili wszystko się zmienia.
Realizując i planując transporty międzynarodowe, musimy brać pod uwagę wiele czynników. Znaczenie mają nie tylko pogoda, święta i dni wolne od pracy w krajach nadania oraz przeznaczenia. Trzeba być również przygotowanym na sytuacje kryzysowe, takie jak awaria samochodu podczas odbioru towaru czy odwołane połączenia spowodowane wybuchem konfliktu zbrojnego.
Bezpieczeństwo, dokumenty i warunki przewozu
Maja Kantorska: Jak przygotować przesyłkę przed nadaniem?
Malwina Dębska: Towar powinien być prawidłowo zapakowany i oznaczony, aby umożliwić sprawną kontrolę bezpieczeństwa oraz odprawę celną. Wcześniej przygotowane kompletne dokumenty handlowe, odprawy w przypadku ładunków pozaunijnych, wymagane certyfikaty czy też deklaracje pozwalają uniknąć opóźnień podczas odpraw celnych i obsługi lotniskowej. Ważne, aby dokumentacja odpowiadała rzeczywistej zawartości przesyłki. W przypadku niektórych towarów, np. mających kontakt z żywnością, konieczne może być również spełnienie dodatkowych wymagań formalnych związanych z przeprowadzeniem granicznej kontroli sanitarnej przez GIS.
Nie każdy towar jest obsługiwany tak samo. Część przesyłek wymaga dodatkowych kontroli bezpieczeństwa ze względu na swoje wymiary lub zawartość. W niektórych przypadkach konieczne jest przeprowadzenie kontroli z udziałem specjalnie wyszkolonego psa. Obecnie z możliwości przeprowadzenia „psiej kontroli bezpieczeństwa” korzystamy na lotnisku w Pradze czy Paryżu. Takie rozwiązanie pozwala zweryfikować zawartość przesyłki bez jej otwierania i znacząco skraca czas obsługi.
Maja Kantorska: Jak organizuje się przewóz towarów wymagających kontroli temperatury albo specjalnych warunków transportu?
Malwina Dębska: Najpierw ustalamy wymagany zakres temperatury i sprawdzamy, czy może zostać utrzymany na każdym etapie transportu. Inne zakresy temperatur będziemy mieli dla mrożonek, inne dla farmaceutyków, jeszcze inne dla świeżej żywności czy nabiału. Możemy skorzystać ze specjalnych kontenerów lotniczych (ULD), które w czasie rzeczywistym pozwalają na monitorowanie parametrów, bądź też rozwiązań pasywnych, takich jak koce termiczne czy wkłady izolacyjne.
W przypadku przesyłki wrażliwej na wstrząsy wykorzystuje się wskaźniki ShockWatch. Pod wpływem wstrząsu wskaźnik ulega zabarwieniu, a zmiana koloru na czerwony oznacza niewłaściwą obsługę ładunku. Istnieją również jednorazowe wskaźniki elektroniczne, tzw. loggery, które rejestrują wstrząsy i drgania. Dzięki temu możliwa jest kontrola warunków transportu i jakości obsługi przesyłki na całej trasie.
Case study: transport nabiału do Zjednoczonych Emiratów Arabskich
Jednym z realizowanych przez nas projektów były transporty nabiału z Europy do Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Towar odbieraliśmy od dostawców we Włoszech, Szwajcarii i na Litwie chłodniami, a następnie wysyłaliśmy w temperaturze kontrolowanej od +2°C do +8°C do Dubaju. Ze względu na wymagania produktu najczęściej wykorzystywaliśmy połączenia bezpośrednie. Oprócz żywności regularnie importujemy również z Kanady bakterie tyndalizowane przeznaczone do produkcji wyrobów medycznych.
Sezonowość i dostępność miejsca
Maja Kantorska: Czy są okresy, kiedy trudniej zarezerwować miejsce w samolocie?
Malwina Dębska: Wzmożony ruch obserwuję od września do grudnia każdego roku. Rośnie wtedy liczba przesyłek związana z sezonową sprzedażą, mikołajkami czy świętami Bożego Narodzenia. Zdarzają się również sytuacje, gdy pojedyncze wydarzenia rynkowe, takie jak premiery nowych modeli telefonów lub bardzo duże zamówienia e-commerce, istotnie zwiększają popyt na transport lotniczy. Przy standardowym serwisie na potwierdzenie miejsca i sam wylot można wtedy czekać do kilku dni dłużej.
Maja Kantorska: Czym różni się serwis standardowy od priorytetowego?
Malwina Dębska: Serwis express zapewnia priorytetowy dostęp do miejsca oraz pierwszeństwo w załadunku, co zwiększa bezpieczeństwo całego procesu i skraca czas realizacji. To rozwiązanie dedykowane jest dla przesyłek pilnych, gdzie każda godzina ma znaczenie. Usługi express, priority i must go przyspieszają również obsługę oraz dekonsolidację towaru na lotniskach przeznaczenia. Ich koszt jest wyższy niż w przypadku serwisu ekonomicznego i zależy m.in. od trasy przewozu, wybranej linii oraz terminu nadania towaru.
Rezerwacje i sytuacje pod presją czasu
Maja Kantorska: Dlaczego gotowość towaru jest tak ważna przy rezerwacji?
Malwina Dębska: Gotowość przesyłki ma duże znaczenie dla całego procesu transportowego i jego kosztów. Linie lotnicze stosują różne zasady dotyczące zmian i anulowania rezerwacji, a w przypadku rezygnacji tuż przed wylotem mogą naliczyć opłatę za niewykorzystane miejsce. Dlatego tak bardzo istotne jest zaplanowanie odbioru, odpraw i dostaw na tyle wcześnie, by zdążyć z obsługą i nadać towar na czas na zabookowany rejs.
Maja Kantorska: Pamiętasz sytuację, w której elastyczna obsługa pomogła dotrzymać terminu?
Malwina Dębska: Pamiętam przesyłkę, która miała wylecieć niedzielnym lotem frachtowym z Polski do Dohy. Choć towar dotarł na lotnisko już w piątek rano, to z przyczyn niezależnych od nas jego rozładunek opóźnił się o 8 godzin. Dokumenty z magazynu lotniskowego otrzymałam dopiero pod koniec dnia.
Dzięki sprawnej współpracy, szybkiej reakcji i weekendowej odprawie celnej przesyłka zdążyła na zabookowany rejs. Gdybyśmy działali wyłącznie w standardowych godzinach od poniedziałku do piątku, groziłaby nam utrata rezerwacji, opóźnienie dostawy i dodatkowe koszty. To sytuacja, która dobrze pokazuje, jak ważna w naszej pracy jest sprawna komunikacja i współpraca zarówno z Klientami, jak i innymi partnerami biznesowymi.
Transport, który zostaje w pamięci
Maja Kantorska: Która realizacja była dla Ciebie szczególnie wymagająca?
Malwina Dębska: Jednym z najbardziej wymagających zleceń był przewóz dużych elementów linii produkcyjnej z Kanady do Europy o wartości ponad 8 mln złotych i wadze ponad 20 ton. Z uwagi na niestandardowe wymiary towar został odebrany pięcioma samochodami i przewieziony bezpośrednio na lotnisko. Stamtąd cały ładunek poleciał do Europy.
Projekt wymagał skoordynowania transportu lotniczego i drogowego po obu stronach Atlantyku oraz sprawnej współpracy wielu osób i podwykonawców Omida Sea And Air. Największą satysfakcję dało mi to, że mimo skali i złożoności operacji transport przebiegł zgodnie z planem, a ładunek dotarł do Klienta w założonym terminie.
Maja Kantorska: Co najbardziej lubisz w pracy przy transporcie lotniczym?
Malwina Dębska: W tej pracy satysfakcję daje mi różnorodność zleceń i możliwość doprowadzenia każdego z nich do końca. Choć większość transportów przebiega zgodnie z planem, zdarzają się sytuacje wymagające szybkiej reakcji i niestandardowych rozwiązań. Wieloletnie doświadczenie i dobra znajomość rynku połączone z relacjami z partnerami biznesowymi umożliwiają mi szybką reakcję o każdej porze dnia i nocy.
Klienci, zlecając transport i powierzając towar w moje ręce, czują się bezpiecznie, bo wiedzą, że niezależnie od sytuacji zawsze znajdę alternatywne rozwiązanie. W tej pracy naprawdę nie można się nudzić, bo każdy dzień jest inny. Na ten moment sprzedaż i operacja to mój drugi dom.
Maja Kantorska: Co buduje zaufanie Klientów na co dzień?
Malwina Dębska: Dla mnie najważniejsze są relacje z Klientem i zaangażowanie w każdy realizowany transport. Wszystkie zlecenia lotnicze – nieważne czy te mniej pilne, czy ekspresowe – obsługiwane są z tą samą starannością. Klienci polecają mnie znajomym z tych samych, jak i innych branż, gdyż wiedzą, że w każdej chwili mogą liczyć na moje doświadczenie i wiedzę. Niejednokrotnie zdarzało się, że Klienci dzwonili i pytali o poradę w kwestiach transportowych ich produktów.
Podsumowanie
Transport lotniczy daje firmom dużą elastyczność oraz wiele możliwości – od ekonomicznych przewozów z przeładunkiem po serwisy priorytetowe rejsami bezpośrednimi na całym świecie. Wybór rozwiązania zależy głównie od parametrów ładunku, rodzaju towaru oraz terminów dostawy.
Dobre planowanie zaczyna się od rozmowy i zebrania informacji. Gdy znamy potrzeby Klienta, łatwiej dobrać odpowiednią linię lotniczą i trasę przesyłki, przygotować dokumenty i ocenić, czy wyższy priorytet ma sens.
Zastanawiasz się, czy transport lotniczy sprawdzi się w Twoim przypadku? Napisz do Omida Sea And Air. Pomożemy dobrać najlepsze rozwiązanie do Twoich potrzeb.
